スペース
スペースは、ドキュメントやチャット、専門知識をまとめる単位です。複数のユーザーでスペースを共有することで、同じドキュメ ントを参照しながらチームで利用できます。
スペース機能は、パスワード付きのNASフォルダー（ネットワーク共有フォルダ）のようにチーム内でファイルを共有しながら編集やチャット機能を利用できるようにしたものです。 NASでファイルを管理する時、どういう単位で分けるかどうかを考えると利用のイメージがつきやすいかもしれません。
スペースの切り替え
画面左上の スペース切り替えボタン で、現在のスペースの確認・切り替え・追加ができます。
スペースを切り替えると、そのスペースに登録されたドキュメント・チャット・専門知識に切り替わります。
スペースを超えたドキュメントの参照はできません。目的のドキュメントが入っているスペースに切り替えてご利用ください。
スペースの種類
スペースには「個人スペース」「パブリック」「プライベート」の 3 種類があります。
個人スペース
- 自分専用のスペースです
- デフォルトで選択されているスペースです
- 共有や削除はできません
パブリックスペース
- rokadoc 利用者に広く公開して共有することを想定したスペースです
- アカウントを持つすべてのユーザーが参加できます
- 検索して、そのまま readonly（閲覧者）で参加できます
- クイックスタートで参加する「rokadoc公式スペース」も、パブリックスペースの一例です
プライベートスペース
- 部署やチーム単位での共有を想定したスペースです
- スペース ID とパスワードを知るメンバーのみが参加できます
- スペース検索の一覧には表示されません
スペースの追加・作成
スペース切り替えボタンの 「+ 新しいスペース」 を押すと、スペースを検索・追加するダイアログが開きます。
既存のスペースに参加する
参加方法は 2 通りあります。
- パブリックスペースに参加する：スペース ID 欄の右側にあるアイコン（スペース検索）を押すと、参加できるパブリックスペースの一覧が表示されます。一覧から選んで「追加」を押すと、ID・パスワードなしで 閲覧者（readonly） として参加できます。
- ID とパスワードで参加する：「既存のスペースを追加」で スペース ID と パスワード を入力し、「追加」を押します。プライベートスペースはこの方法でのみ参加できます。付与される権限は、入力したパスワードの種類によって決まります（権限管理を参照）。
新しいスペースを作成する
「新しいスペースを作成する」を押すと、作成フォームが開きます。
- 公開設定：「Public（一覧に表示されます）」または「Private（一覧に表示されません）」を選びます
- スペース名：スペース名を入力します
- 詳細（オプション）：スペースの目的などを入力します（任意）
- 作成：作成すると、スペース ID と 2 種類のパスワードが表示されます。必ず保存してください（再表示されません）。
パブリックスペースは、アカウント保持者全員に公開できるため、パブリックベータ版では新規作成できません。
権限管理
共有スペース（パブリック／プライベート）では、参加するユーザーに 3 種類の権限（ロール）を設定できます。UI 上では次のように表示されます。
| ロール | 表示 | できること |
|---|---|---|
| admin | 管理者 | スペースの設定・削除、メンバー管理、スペース全体のチャット履歴の確認、外部連携、ドキュメントのアップロード・編集・削除・タグの追加削除 |
| writable | 編集者 | ドキュメントのアップロード・編集・削除・タグの追加削除 |
| readonly | 閲覧者 | チャットは利用可能、ドキュメントは参照のみ可能 |
- スペース作成者は自動的に 管理者（admin） になります
- スペース作成時に発行される 2 種類のパスワードのうち、「パスワード」で参加すると 編集者（writable）、「(readonly) パスワード」で参加すると 閲覧者（readonly） になります
- パブリックスペースには、スペース ID とパスワードを使わずに 閲覧者（readonly） として参加することもできます
スペースの設定
共有スペースを選択しているとき、画面左端のアイコンバーに 「設定」 が表示されます。
| メニュー | 内容 |
|---|---|
| スペース管理 | スペース名・詳細の編集、スペースからの脱退、削除 |
| メンバー管理 | 参加者の一覧とロールの変更 |
| チャット履歴 | スペース内で行われた会話履歴の閲覧 |
| 外部連携 | 外部データソース（Box など）との連携管理。エンタープライズ版で利用可能になります |
「スペース管理」タブの上部には、そのスペースの ストレージ使用量 と トークン使用量 が表示されます（通知・アカウント・APIキーを参照）。
メンバーがチャットで利用したトークンは、各メンバーの個人利用として集計されます。
メンバー管理
管理者は、「メンバー管理」タブで参加者の一覧を確認し、各メンバーのロール（管理者 / 編集者 / 閲覧者）をドロップダウンから変更できます。
ただし、スペ ースの管理者が 1 人のみの場合、その管理者を他のロールへ変更することはできません。先に別のメンバーを管理者にしてください。
なお、各メンバーは「スペース管理」タブから自発的にスペースを脱退することができます。
チャット履歴
管理者は、「チャット履歴」タブでスペース内で行われた会話履歴を参照できます。
外部連携
Box などの外部ストレージと連携し、フォルダ内のファイルを自動で取り込めます。詳細は外部データソース連携をご覧ください。