検証チームでファイルを共有しながら検証する

本ページでは、プライベートスペースを利用してチームでファイルを共有しながら検証を行う方法について説明します。 プライベートスペースを使うことで、特定のメンバーのみがアクセスできる検証環境を構築し、機密性を保ちながらチーム検証を実施できます。

前提

1. 検証対象のPDFまたはOfficeファイルを用意していること
2. チームメンバーの全員がrokadocアカウントを作成済みであること

プライベートスペースでできること

プライベートスペースを使うことで、以下のようなチーム検証が可能になります：

• 機密性の保持: 招待されたメンバーのみがアクセス可能
• 役割に応じた権限管理: 管理者、編集者、閲覧者の3つの権限レベル
• 共同作業: 複数人で同じドキュメントセットに対してファイル変換、プレイグラウンドやエージェントを利用

ルーム作成者の手順

1. プライベートスペースを作成する

1. rokadocにログインし、画面左側のサイドバーにマウスオーバーします
2. スペースパネルの「+ New Space」ボタンを押下し、「新しいスペースを作成する」を押下します
3. 公開設定で「プライベート」を選びます
4. スペース名を入力します
5. スペースの説明を入力します（任意）
6. 「スペースを作成」ボタンを押下します
7. 作成されると、スペースIDと2種類のパスワードが表示されます。必ず保存してください。

2. チームメンバーを招待する

スペース作成時に2種類のパスワードが発行されます：

• (readonly)パスワード: ファイルの閲覧とプレイグラウンド/エージェントの利用のみ
• パスワード: 読み込みの権限に加えファイルのアップロード・編集・削除が可能

チームメンバーの役割に応じて、適切なパスワードを共有します：

チームメンバーに以下の情報を共有します：

• スペース名
• スペースID
• 権限に応じたパスワード（パスワードまたは(readonly)パスワード）
• 参加手順

3. ドキュメントを登録する

1. スペースパネルを開き、作成したチームに切り替えます
2. Homeメニューから「ファイルを選択」を押下します
3. 検証対象のPDFまたはOfficeファイルを選択します
4. 「アップロード」を押下します
5. アップロードが完了したら、「実行タスクの進捗」で変換状況を確認します
6. ステータスが「Succeeded」になるまで待機します（数分〜数十分）

4. タグ付けで整理する（任意）

ファイルが多い場合は、タグ付けで整理することを推奨します：

1. 「ファイルストア」メニューを開きます
2. 各ドキュメントの編集アイコンを押下します
3. 以下のようなタグを追加します：
   • xx仕様書、xx設計書、xxテスト仕様
   • v1.0、v2.0（バージョン管理）
   • 重要度_高、重要度_中（優先度管理）

5. プレイグラウンドまたはエージェントで検証する

ドキュメント登録が完了したら、実際に検証を開始します：

プレイグラウンドの場合：

1. 「プレイグラウンド」メニューを選択します
2. タグ絞り込み機能を使って検証対象を限定します
3. 「この仕様書での〇〇の処理手順を教えて」のような質問を入力します

エージェントの場合：

1. 「エージェント」メニューを選択します
2. 「設計書に記載されている△△機能の詳細を説明して」と質問します
3. 回答と共にPDF上でハイライト表示された根拠箇所を確認します

読み取り専用参加者の手順

1. プライベートスペースに参加する

1. 作成者から共有されたスペースIDと(readonly)パスワードを準備します
2. rokadocにログインし、画面左側のサイドバーにマウスオーバーします
3. 左下の「+ New Space」ボタンを押下します
4. 「既存のスペースを追加」パネルに以下を入力します：
   • スペースID: 作成者から共有されたID
   • パスワード: (readonly)パスワード
5. 「追加」ボタンを押下します
6. 参加が完了すると、スペースパネルに新しいスペースが表示されます
7. スペースパネルから、参加したプライベートスペースを選択します

2. ファイルストアで登録ファイルを確認する

1. 「ファイルストア」画面を開きます
2. 登録されているドキュメント一覧を確認します
3. タグ絞り込み機能を使って、関心のあるファイルを絞り込みます
4. 各ドキュメントを押下して変換結果を確認できます

3. プレイグラウンドまたはエージェントで検証に参加する

どちらも同じ使用感ですが、エージェントは原本の確認を厳密に行うことができます。

プレイグラウンドの場合：

1. 「プレイグラウンド」メニューを選択します
2. タグ絞り込み機能を使って検証対象を限定します
3. 「この仕様書での〇〇の処理手順を教えて」のような質問を入力します

エージェントの場合：

1. 「エージェント」メニューを選択します
2. 「設計書に記載されている△△機能の詳細を説明して」と質問します
3. 回答と共にPDF上でハイライト表示された根拠箇所を確認します

書き込み権限参加者の手順

1. プライベートスペースに参加する

1. 作成者から共有されたスペースIDとパスワードを準備します
2. rokadocにログインし、画面左側のサイドバーにマウスオーバーします
3. 左下の「+ New Space」ボタンを押下します
4. 「既存のスペースを追加」パネルに以下を入力します：
   • スペースID: 作成者から共有されたID
   • パスワード: パスワード
5. 「追加」ボタンを押下します
6. 参加が完了すると、スペースパネルに新しいスペースが表示されます
7. スペースパネルから、参加したプライベートスペースを選択します

2. ファイルストアで登録ファイルを確認する

1. 「ファイルストア」画面を開きます
2. 登録されているドキュメント一覧を確認します
3. タグ絞り込み機能を使って、関心のあるファイルを絞り込みます
4. 各ドキュメントを押下して変換結果を確認できます
5. 必要に応じて、ドキュメントの編集や削除、タグ付けが可能です

3. 追加ドキュメントを登録する（任意）

検証に必要な追加資料がある場合は、以下の手順で登録します：

1. スペースパネルを開き、作成したチームに切り替えます
2. Homeメニューから「ファイルを選択」を押下します
3. 追加したいPDFまたはOfficeファイルを選択します
4. 「アップロード」を押下します
5. アップロードが完了したら、「実行タスクの進捗」で変換状況を確認します
6. ステータスが「Succeeded」になるまで待機します（数分〜数十分）

4. プレイグラウンドまたはエージェントで検証に参加する

ドキュメント登録が完了したら、実際に検証を開始します：

どちらも同じ使用感ですが、エージェントは原本の確認を厳密に行うことができます。

プレイグラウンドの場合：

1. 「プレイグラウンド」メニューを選択します
2. タグ絞り込み機能を使って検証対象を限定します
3. 「この仕様書での〇〇の処理手順を教えて」のような質問を入力します

エージェントの場合：

1. 「エージェント」メニューを選択します
2. 「設計書に記載されている△△機能の詳細を説明して」と質問します
3. 回答と共にPDF上でハイライト表示された根拠箇所を確認します

効果的なチーム検証のコツ

検証観点の共有

プレイグラウンドのシステムプロンプトを活用して、チーム共通の検証観点を設定：

あなたは経験豊富なシステムエンジニアです。
以下の観点から回答してください：
1. セキュリティリスクの有無
2. パフォーマンスへの影響
3. 保守性・拡張性の考慮
4. 他システムとの整合性
根拠となる箇所を明示して回答してください。

定期的なファイル整理

不要になったファイルは定期的に削除し、スペースを整理してください。これにより検索性能が向上し、誤った情報を参照するリスクを減らせます。

トラブルシューティング

スペースに参加できない場合

• スペースIDとパスワードが正しいか確認してください

ファイルが表示されない場合

• 実行タスクの進捗で「Succeeded」になっているか確認してください
• 変換に失敗している場合は、ファイル形式やサイズ制限を確認してください

検索結果が期待と異なる場合

• タグ絞り込み設定を確認してください
• より具体的な質問文に変更してみてください
• エージェントとプレイグラウンドの両方を試してみてください

まとめ

プライベートスペースを活用することで、機密性を保ちながら効率的なチーム検証が可能になります。権限に応じた役割分担と、適切なタグ付けやプロンプト設定により、高品質な検証活動を実現できます。

API経由での利用を検討している場合は、API経由でrokadocを利用するもご参照ください。

スペースの詳細については、スペースをご覧ください。