検証チームでファイルを共有しながら検証する
プライベートスペースを使って、特定のメンバーだけがアクセスできる検証環境を作り、 チームでファイルを共有しながら検証を進めるシナリオを紹介します。
各機能の詳しい説明はユーザーガイドに譲り、本ページでは 作成 → 招待 → 登録 → 参加 → 検証 という一連の流れに絞って説明します。
前提
- 検証対象のPDFまたはOfficeファイルを用意していること
- チームメンバー全員がrokadocアカウントを作成済みであること（作成手順はクイックスタートを参照）
1. プライベートスペースを作成する（作成者）
- 画面左上の スペース切り替えボタン を開き、「+ 新しいスペース」→「新しいスペースを作成する」 を押します。
- 公開設定で 「Private」 を選び、スペース名・詳細を入力して 「作成」 を押します。
- 作成すると、スペースID と 2種類のパスワード（編集者用・閲覧者用） が表示されます。必ず保存してください（再表示されません）。
権限（管理者・編集者・閲覧者）の考え方はスペース＞権限管理を参照してください。
2. メンバーを招待する（作成者）
メンバーには、役割に応じて次の情報を共有します。
- スペース名
- スペースID
- 役割に応じたパスワード（編集してほしい人には「パスワード」、閲覧のみの人には「(readonly)パスワード」）
3. ドキュメントを登録する（作成者・編集者）
- スペース切り替えボタンで作成したスペースに切り替えます。
- チャット画面に切り替えます
- 左サイドバー下部の 「ドキュメント変換」 から、検証対象ファイルをアップロードします。
- 画面右上の 変換ステータス で「完了」になるまで待ちます。
ファイルが多い場合は、タグを付けておくと検証時に絞り込みやすくなります。アップロード・タグ付け・絞り込みの詳細はチャットとドキュメント一覧を参照してください。
4. スペースに参加する（メンバー）
- 画面左上の スペース切り替えボタン を開き、「+ 新しいスペース」 を押します。
- 「既存のスペースを追加」に、共有された スペースID と パスワード を入力し、「追加」 を押します。
- スペース切り替えボタンから、参加したスペースに切り替えます。
入力するパスワードによって、付与される権限が変わります。
| 役割 | 入力するパスワード | できること |
|---|---|---|
| 閲覧者 | (readonly)パスワード | ファイルの閲覧とチャットのみ |
| 編集者 | パスワード | 上記に加え、ドキュメントのアップロード・編集・削除・タグ付け |
登録済みファイルはドキュメント一覧で確認でき、編集者は追加のドキュメント登録（手順3と同じ）も行えます。
5. チャットで検証する
チャット画面で、登録したドキュメントに対して質問しながら検証します。検証観点に応じてプリセットを使い分けます。
- 通常検索・スマート検索：プリセット切り替えボタンで選び、「この仕様書での〇〇の処理手順を教えて」のように質問します。
- ワークフロー：検索エージェントやAI条件分岐を組み合わせ、今回の検証業務に合わせたフローを設計できます。スペースに保存したプリセットはメンバー間で共有できます。
回答の根拠は右パネルで確認できます。チャットの使い方はチャット、フロー設計はワークフローを参照してください。
効果的なチーム検証のコツ
検証観点をプリセットで共有する
チーム共通の検証観点は、ワークフローのエージェントの「役割（System Prompt）」に設定し、プリセ ットとして保存して共有すると、メンバー全員が同じ観点で検証できます。
あなたは経験豊富なシステムエンジニアです。
以下の観点から回答してください：
1. セキュリティリスクの有無
2. パフォーマンスへの影響
3. 保守性・拡張性の考慮
4. 他システムとの整合性
根拠となる箇所を明示して回答してください。
定期的にファイルを整理する
不要になったファイルは定期的に削除し、スペースを整理してください。検索精度が向上し、古い情報を参照するリスクを減らせます。
まとめ
プライベートスペースを使うと、機密性を保ちながらチームで効率的に検証できます。役割に応じた権限の使い分けと、プリセットによる検証観点の共有が鍵になります。
- スペースの権限や管理：スペース
- API経由での利用：API経由でrokadocを利用する